재무 부서 스프레드시트 6만5천 건 자동 분석: Luminous 기술 활용

초록

본 논문은 정부기관과 민간 기업의 재무 부서에 보관된 65,000개 이상의 엑셀 파일을 Luminous 도구로 자동 스캔·분석한 결과를 제시한다. 파일 크기, 시트·행·열 수, 셀 내용, 함수·피벗테이블·매크로 사용 현황, 외부·내부 링크 구조 등을 정량적으로 파악하고, VLOOKUP·IF·SUM 등 핵심 함수의 과도한 사용과 링크 의존성을 통해 조직의 스프레드시트 의존도가 높으며 관리·통제 위험이 존재함을 강조한다.

상세 분석

본 연구는 두 조직(정부 부처 A와 민간 기업 B)의 재무 부서에 집중된 공유 저장소를 대상으로 Luminous라는 독립 실행형 분석 툴을 적용하였다. Luminous는 Microsoft Office 설치 없이 Excel 95 이후 파일을 읽어들여 파일 메타데이터(크기, 생성·수정 일시, 최종 저장자)와 셀 수준 정보를 추출한다. 분석 결과, A사는 12,378개, B사는 57,446개의 워크북을 탐지했으며 각각 98%·93%의 파일을 정상 처리했다. 파일 크기 분포를 보면, 두 조직 모두 40% 이상이 10 KB~50 KB 사이에 머물며, 1 MB 이상 파일 비율은 A사 13%, B사 19%로 비교적 큰 파일이 다소 존재한다.

시트·행·열 구조를 살펴보면 평균 워크북당 시트는 7개, 행은 A사 1,500행·B사 2,300행, 열은 각각 150·90개로 차이가 난다. 그러나 중앙값은 시트 3개·행 185·열 23개 수준으로, 일부 대형 파일이 평균을 끌어올린 형태다. 특히 10시트 이상을 포함하는 워크북이 A사 18%, B사 13%로 다수 존재하며, B사에서는 250시트 이상인 워크북이 0.2% 발견돼 반복적인 업무 프로세스를 스프레드시트로 구현하는 사례가 확인된다.

셀 내용 분석에서는 전체 셀 중 텍스트 비중이 A사 43%, B사 40%이며, 숫자는 각각 25%·37%, 수식은 A사 32%, B사 23%를 차지한다. 함수 사용 현황을 보면 SUM, IF, VLOOKUP이 가장 빈번히 등장한다. A사에서는 VLOOKUP이 11% 파일에 나타나 평균 14,698회 사용되며, B사에서는 SUM이 71% 파일에, IF가 14% 파일에, VLOOKUP이 6% 파일에 존재한다. VLOOKUP 사용 빈도가 매우 높은 점은 대규모 데이터 매칭 작업이 엑셀 내에서 수행되고 있음을 시사한다.

피벗테이블은 A사 2.7%, B사 4%에서 발견됐으며, 자동 필터는 각각 1%·5% 수준이다. 매크로는 A사 4% 파일, B사에서는 상세 분석이 별도 제시되었지만 비슷한 비중일 것으로 추정된다.

외부 링크 분석에서는 A사 26% 파일, B사 17% 파일이 최소 하나 이상의 외부 워크북을 참조한다. 외부 링크가 포함된 파일당 평균 4,270개의 셀이 다른 파일을 참조하며, 일부 파일은 100,000셀 이상이 외부 링크를 포함한다. 내부 워크북 간 시트 링크도 25.8% 파일에서 발견돼 복잡한 의존 관계가 형성돼 있음을 보여준다.

이러한 정량적 결과는 재무 부서가 전통적인 ERP·회계 시스템을 보완하기 위해 스프레드시트를 광범위하게 활용하고 있음을 입증한다. 특히 VLOOKUP·IF·SUM 같은 기본 함수에 과도히 의존하고, 다중 시트·다중 파일 간 링크가 복잡하게 얽혀 있어 오류 전파와 유지보수 비용이 크게 증가할 위험이 있다. 또한 매크로와 피벗테이블 사용이 제한적이지만 존재함으로써, 비전문가에 의한 자동화가 부분적으로 이루어지고 있음을 알 수 있다.

연구의 한계로는 비밀번호 보호 파일과 구버전(Excel 95 이전) 파일이 분석에서 제외됐으며, 실제 업무 프로세스와의 직접적인 매핑이 부족하다는 점이다. 향후 연구에서는 사용자 인터뷰와 로그 분석을 결합해 스프레드시트 사용 목적을 정성적으로 보완하고, 자동화 대안(데이터베이스·BI 도구) 도입 효과를 정량화할 필요가 있다.