진정한 통합 회의 설계 온·오프라인 융합 모델

초록

본 논문은 온·오프라인을 완벽히 결합한 ‘진정한 통합 회의(TIC)’ 개념을 제시하고, 이를 구현하기 위한 시스템 요구사항, 상용 웹컨퍼런스 도구와의 비교, 그리고 IEEE 토론토 국제학술대회(Science and Technology for Humanity) 사례를 통해 조직·기술·재무적 관점을 종합적으로 분석한다.

상세 요약

논문은 기존 IEEE 회의가 물리적 장소에 참석을 전제로 하는 중앙집중형 모델에 머물러 있다는 점을 비판하며, 전 세계에 분산된 연구자·참가자들이 실시간으로 데이터, 프레젠테이션, 영상·음성 스트림을 공유할 수 있는 ‘진정한 통합 회의(TIC)’를 구상한다. TIC는 온·오프라인 참가자를 동일한 세션에 배치하고, 발표자와 청중 사이의 인터랙션을 실시간 채팅, Q&A, 투표 등 디지털 도구로 보강한다. 이를 위해서는 (1) 고화질 영상·음성 전송, (2) 대용량 파일 전송 및 실시간 화면 공유, (3) 다중 언어 자막·통역 지원, (4) 보안·접근 제어, (5) 회의 기록·재생 기능 등 5대 핵심 기능이 필수적이다. 저자는 이러한 요구사항을 바탕으로 현재 시장에 존재하는 7개의 상용 웹컨퍼런스 솔루션을 평가했으며, 대부분이 대규모 동시 접속자 관리와 고품질 스트리밍에서는 충분하지만, 전시·포스터 세션의 복합적인 인터랙션 지원이나 현장 네트워킹 기능에서는 한계가 있음을 지적한다. 특히, 현장 전시 부스와 온라인 가상 부스 간의 실시간 연동, 그리고 현장·온라인 참가자 간의 네트워킹 매칭 알고리즘은 아직 상용 제품에 구현되지 않은 부분이다. 논문은 이러한 격차를 메우기 위해 오픈소스 스트리밍 서버와 맞춤형 API 연동을 통한 하이브리드 아키텍처를 제안한다. 사례 연구에서는 2023년 토론토 국제학술대회를 TIC 모델로 실행했으며, 총 1,200명 중 45%가 온라인으로 참여했다. 온라인 참가자는 현장 참가자와 동일한 세션 스케줄을 제공받았고, 포스터 세션은 가상 전시관에서 3D 모델링과 실시간 채팅을 통해 진행되었다. 설문 결과, 온라인 참가자는 ‘네트워킹 기회 부족’(32%)을 제외하고는 전반적으로 만족도가 높았으며, 현장 참가자는 ‘기술 장애’(18%)와 ‘시간 동기화 문제’(12%)를 주요 불만으로 제시했다. 재무 분석에서는 온라인 인프라 구축 비용이 초기 30% 정도를 차지했지만, 현장 시설 임대·운영 비용을 25% 절감하는 효과를 가져와 전체 예산 대비 12%의 비용 절감 효과를 달성했다. 결론적으로, TIC는 회의 접근성을 확대하고 비용 효율성을 높이는 동시에, 기술적·운영상의 복합적인 도전을 안고 있으며, 향후 표준화된 인터페이스와 AI 기반 매칭·통역 기술이 도입될 경우 더욱 실현 가능성이 높아질 것으로 전망한다.